프로젝트를 관리하는 PM이 지켜야 할 가장 중요한 것이 있다면 일정 기한 준수일 것입니다. 일반적인 회사 업무에서도 주간보고를 하지만, 엄격히 정해진 기한이 있다는 점에서 프로젝트 일정관리는 매우 중요하고 그 기본 단위로써 상급자 혹은 고객 매니저에게 주간보고를 합니다.
주간보고는 통상 금요일 혹은 다음주 월요일에 한주간의 진척(실적)과 다음주 계획을 넣게 됩니다. 주간보고서는 보통 보고일 하루 전에 작성하는데요, 때론 너무 바삐 일에 매몰되다보면 주간보고서를 형식상 작성하기도 하고 보고를 한두시간 앞두고 작성하는 일도 발생하곤 합니다.
오늘 제가 제안해 보고싶은 것은 주간보고서를 주중(수요일)에 미리 작성하자는 것입니다. 실제로 해보니 여러가지 효과가 있는데요 특히 주간목표 달성이 여의치 않을 때 더 효과를 얻을 수 있습니다. 여기에 몇가지 효과와 이득을 정리해 봅니다.
1. 중간 점검 기능을 하여 일정 조정의 여유와 시간을 확보할 수 있다.
대책은 여러가지 방식으로 세울 수 있겠지요. 우선 중간점검 결과로 이 상태로는 완료가 어려우니 더 노력하자고 팀원들을 독려하거나 인원 조정이나 업무 재배치 등을 통해 목표 달성을 하도록 만드는 것입니다.
2. 잔여 기간의 작업 목표를 분명히 할 수 있다.
때로는 아무리 보아도 목표 달성이 어렵다고 판단이 되는 경우가 있습니다. 이번주 진척이 미미할 것으로 예상된다면 다음주 일정이 어떻게 될지를 감안하면서 이번주의 달성 목표와 범위의 방향을 또렷이 할 수 있게 됩니다. 즉 100% 달성이 안될 때 단지 80%를 달성하고 20% 미완료라고 할 때 어떤 부분을 20%로 남겨둘 것인지를 가늠하고 프로젝트팀이 남은 기간 꼭 완료해야 할 범위의 완수를 향해 초점을 맞추고 반드시 완료하도록 지휘할 수 있게 됩니다. 혹은 다음주 일정 중에서 독립적이면서 어렵지 않은 작업을 이번주에 미리 순서를 앞당겨서 진행하여, 전체적인 진척률을 맞추는 것도 계획해 볼 수 있습니다. 주간보고서를 보고 직전에 작성한다면 결코 생각할 수 없는 방책입니다.
또한 이번주 잔여기간 목표를 조정하면서 그 다음주 일정 진행까지 함께 조망해 볼 수 있게 되어 다음주 주간계획을 실현성 있게 작성하게끔 됩니다.
3. 회피 효과
프로젝트 진척이 미진할 경우 그 사유를 주간보고서에 적시해야 합니다. 만일 주간보고 직전에 이런 상황을 캐치하는 경우라면 PM은 몇가지 선택을 하게 됩니다. 제일 손쉬운 방법은 완료했다고 예상보고를 하는 것입니다. 금요일 오전에 주간보고를 한다면 완료일까지는 아직 반나절이 남았으니까요. 또 다른 방법은 미완료로 표시하되 에둘러서 그 이유를 설명하는 겁니다. (이 때의 상급자의 반응은 상급자의 성향에 따라 다르겠지요.)
주간보고서를 주중에 작성하는 또 다른 장점은 진척이 미진할 때 받을 압력으로부터의 회피 효과입니다. 목표 미달성(지연) 사유를 보다 설득력 있게 그 당위성을 표현할 여유를 갖게 되고, 주간보고시의 반응을 어느정도 통제할 수 있다는 것입니다. 같은 사실이라 하더라도 어떻게 표현하고 설명하느냐에 따라 받아들이는 사람은 다르게 받아 들입니다. 잘 모르는 상급자는 단지 진척률만 보고 질책하는 경우도 있으며 괜히 프로젝트팀을 괴롭히고 어렵게 만들기도 합니다. 주간 진척률이 80%라고 하여도 그 내용에 따라 심각할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 심각한데 심각하지 않은 것처럼 속인다면 문제가 되겠지만, 심각하지 않고 다음주에 Cath-up이 가능한데 수치만 보고 질책과 압박을 받는다면 그것도 프로젝트팀에게는 참으로 불편하고 신뢰를 잃는 일이 됩니다. 그래서 PM으로써 현재의 상황을 정확하게 보고하되 상급자가 심각하지 않은 상황을 심각하게 받아들이는 오해를 불러 일으켜서는 안되는데요, 이렇게 사전 준비를 할 수 있게 됨으로써 프로젝트팀은 외부로부터 불필요한 방해와 간섭으로부터 자유로워질 수 있게 됩니다.
또 다른 방법으로는 가령 관련자(보고 받는 자)에게 넌지시 이번주 작업이 여의치 않다는 정보를 의도적으로 흘림으로써 목표 미달성을 예상케 하여 충격 완화 효과를 기대해 볼 수도 있습니다.(물론 최선을 다하고 있음을 전제로 담소가 이뤄지는 것일 때이며 상급자에 따라 이 방법은 도움이 될 수도 있고 역효과가 있을 수도 있는 것 같습니다.)
이상과 같이 주간보고를 단지 한주간의 진척을 수합해서 정리하는 용도가 아니라 중간 점검 용도로 미리 작성해 봄으로써 남은 기간을 예상하고 대비하는 용도로 활용하는 것에 대해 소개해 보았습니다.
성공적인 프로젝트를 위해 애쓰시는 모든 PM들께 힘내시라고 박수를 보내며 마칩니다.
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